Cómo elaborar una licitación: 6 consejos prácticos útiles
Lo ideal es contar con todas las opciones disponibles para diseñar una licitación de software ágil, innovadora y eficiente. Si no dispone de esta flexibilidad y debe recurrir a un proceso de licitación tradicional, nuestros consejos basados en nuestra experiencia diaria podrían resultarle inspiradores.
Consejo 1: ¡Enfócate correctamente!
¿Alguna vez ha notado que los aspectos técnicos suelen ser el centro de atención en las licitaciones? ¿Se ha preguntado quiénes son los usuarios reales y cuáles son los beneficios específicos? Antes de comenzar a preparar sus documentos de licitación, examine minuciosamente el diseño de su concepto general. Defina el nivel de detalle de sus requisitos, considere cuidadosamente los beneficios que se pretenden obtener, analice la complejidad del entorno y tenga en cuenta a los futuros usuarios. Y, sobre todo, asegúrese de diferenciar el problema de la solución
Consejo 2: ¡Conoce el proceso!
¡Sin proceso, no hay licitación! El proceso actual es nuestra base, y es fundamental conocerlo a la perfección para crear documentos de licitación eficaces y comprensibles. Se acepta cualquier método para visualizar el proceso, desde BPMN y mapas de procesos hasta modelos de casos de uso o diseños personalizados. El método que utilice es irrelevante; lo importante es que haya documentado y comprendido el proceso actual y que esté familiarizado con la complejidad de cada paso.
Consejo 3: Del problema a la visión
Basándonos en el proceso actual, ahora podemos definir el estado objetivo deseado e identificar las áreas problemáticas actuales. Incluso si la licitación actual es solo un primer paso (MVP) en la dirección deseada, ¡asegúrese de mostrar hacia dónde se dirige el proceso!
Consejo 4: Los requisitos son clave
¡Ninguna licitación sin requisitos! Ahora que comprende el proceso, puede derivar los requisitos . Nuestra recomendación: Manténgase en el nivel épico ; de lo contrario, sus documentos de licitación se volverán demasiado extensos rápidamente. Además, intente formular sus requisitos de manera neutral respecto a la solución y respalde sus requisitos con ejemplos. Asegúrese de que todos los requisitos épicos tengan aproximadamente el mismo nivel de complejidad técnica . Por ejemplo, asignar un número de caso único es mucho menos complejo que una revisión de usuario que incluye cálculos automatizados en segundo plano. Evalúe siempre la complejidad técnica, no el esfuerzo de implementación.
Aunque intentes mantener un nivel de experiencia uniforme en todos tus requisitos, siempre habrá algunos más complejos o que requieran más tiempo, y otros que lo requieran menos. Por lo tanto, te recomendamos que detalles aún más cada requisito, lo que nos lleva a nuestro quinto y último consejo de hoy.
Consejo 5: Descubra la complejidad y detalléela parcialmente
En un mundo ideal, ahora se podría elaborar una lista de casos de uso, con descripciones breves, para cada requisito. Sin embargo, al momento de una licitación, a menudo solo se conocen algunos de los casos de uso, y su complejidad y nivel de madurez no están suficientemente documentados. Para poder ofrecer a los posibles proveedores una visión completa de la complejidad y el alcance del proyecto, recomendamos definir una escala de complejidad técnica para los casos de uso
Seleccione tres casos de uso que usted sepa que cumplen con la empresarial . Por ejemplo,
- Un caso de uso altamente complejo
- Un caso de uso de complejidad media
- Un caso de uso con gran complejidad
Describe cada uno de estos casos de uso con suficiente detalle para que un desarrollador pueda estimar el esfuerzo de implementación sin mayor incertidumbre. Para ello, utilizamos casos de uso y criterios de aceptación clásicos, y los visualizamos mediante BPMN o UML. El método específico que utilice es irrelevante; lo importante es que transmita una visión completa de los requisitos seleccionados, incluyendo las reglas y los procesos de negocio.
Para cada requisito, ahora debes definir cuántos casos de uso de cada nivel de complejidad contiene. Cuanto mayor sea la incertidumbre sobre la cantidad y menor el nivel de madurez del requisito, mayor deberá ser el margen de seguridad que incluyas en tu estimación.
Consejo 6
En nuestra próxima publicación del blog sobre este tema, revelaremos una herramienta útil y un consejo sobre cómo obtener un presupuesto preciso de los proveedores con el mínimo esfuerzo.
