Gestionar el flujo de mercancías desde que se realiza el pedido hasta que el cliente llega al almacén parece sencillo, pero es una tarea compleja con muchas interdependencias. Este fue también el caso de nuestro Swarmit, cuya actividad principal es la gestión de residuos, y que nos contactó porque todavía utilizaba hojas de cálculo de Excel para sus operaciones.
Eliminar Excel: un informe de experiencia de proyecto
Nos encontramos con casi 20 archivos de Excel diferentes, uno por ubicación. Si bien estos sistemas habían funcionado muy bien durante años, Excel está diseñado para propósitos completamente distintos y, por lo tanto, presentaba sus propios desafíos. Nuestro cliente quería eliminarlos. El objetivo era estandarizar el flujo de trabajo en todas las ubicaciones y permitir el procesamiento colaborativo y simultáneo de casos. Tras una evaluación exhaustiva y un proyecto basado en las mejores prácticas, pudimos ayudar al cliente a digitalizar sus procesos utilizando Jira, una potente herramienta de gestión de procesos de Atlassian.
Desde el pedido hasta la entrega
En términos muy sencillos, el proceso comercial es el siguiente: El almacén o el minorista (según dónde se reciba el pedido) crea un pedido, lo envía al departamento de expedición, que recopila toda la información necesaria y organiza el proceso de envío. El albarán regresa al almacén, donde se prepara el transporte y se finaliza una vez que el camión ha llegado y recogido la mercancía.
El ticket correspondiente permite que los empleados de los distintos departamentos y/o ubicaciones afectadas se comuniquen entre sí. También era importante poder subir fotos del camión, documentos aduaneros y demás trámites relacionados con el caso.
Los empleados tienen acceso a los pedidos que necesitan para sus respectivas tareas. El control de acceso requiere un enfoque más complejo, ya que cada ubicación solo debe tener acceso a los pedidos que le corresponden. Además, el departamento de despacho de la oficina central, el departamento de ventas y la gerencia deben poder ver todos los pedidos.
Poniendo en marcha el trabajo con el equipo y la herramienta
Inicialmente, el mayor obstáculo fue lograr la aceptación de los empleados, quienes se habían acostumbrado a un enfoque determinado durante muchos años y, en ocasiones, no se mostraban muy entusiasmados con el cambio. Una transformación de este tipo requiere no solo flexibilidad y tolerancia, sino también tiempo para la capacitación, durante el cual los empleados podrían no ser capaces de trabajar con la misma eficiencia. Este es un aspecto que, según nuestra experiencia, surge en casi todos los proyectos y no debe pasarse por alto.
Mediante conversaciones con los empleados, buscamos su participación desde el principio, fomentar la aceptación y comprender sus necesidades. Los equipos involucrados en el proceso de negocio a diario reconocen dónde radican los problemas y pueden destacar los puntos que les resultan importantes. Complementamos esto con capacitación. Gracias a sus comentarios, pudimos optimizar y desarrollar rápidamente la herramienta para que funcione aún más eficazmente. La inclusión y la escucha activa son fundamentales. Metafóricamente hablando, un carrito solo empieza a rodar cuando todos los equipos le dan un empujón.
El viaje continúa
El proyecto fue un éxito rotundo, tanto el departamento de TI como el servicio de asistencia técnica, que también adoptaron Jira. Además, la solución de planificación se está optimizando con un proceso para auditorías gubernamentales de pedidos. Actualmente se está desarrollando un panel estratégico que permitirá a la dirección organizar y evaluar los objetivos estratégicos relevantes para cada ubicación. Asimismo, vemos potencial en la creación de una interfaz con el sistema ERP existente.
Jira ofrece todas estas posibilidades y mucho más, por lo que lo utilizamos con mucho gusto para la automatización de este proceso.
Yvonne Sutter, Swarmit AG y Eveline Scala, Infometis AG
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